Planlægning, styring og opfølgning er nøglen til at sikre en effektiv og vellykket implementering og eksekvering af strategien, og en veltilrettelagt mødestruktur er afgørende for at fastholde momentum og nå målene. Hos DecideAct skelner vi mellem planlægnings- og eksekveringsmøder. Planlægningsmøder er til for at udvikle strategien og sikre, at alle beslutningstagere er involveret. Eksekveringsmøder hjælper med at etablere en stærk infrastruktur omkring dine mål ved at involvere hele organisationen i eksekvering og opfølgning. Kombinationen resulterer i effektiv top-down-styring (governance) og bottom-up-engagement.
Dette er de forskellige typer af strategimøder:
1. PLANLÆGNINGSMØDER
Møde(r) om strategiudvikling
Det er her, ledelsen udarbejder visionen og de store linjer i en strategi for at nå den. Vi siger altid, at man skal have en strategi for sin strategi - et solidt grundlag giver et godt beslutningsgrundlag for at udforme og implementere sin strategi.
En eksekveringsklar strategi er baseret på den hierarkiske ramme, der passer bedst til din organisation (fx søjler/pillars, KSF'er, KPI'er og initiativer). En eksekveringsklar strategi indeholder også en stærk og engagerende fortælling om den rejse, organisationen vil foretage for at nå den ønskede tilstand.
- Emner til møder om strategiudvikling:
- Analyse af marked/konkurrence
- PESTEL-analyse
- Langsigtede strategiske mål og KPI'er
- Tidsperiode for strategien (1, 3 eller 5 år?)
- Hvad skal vi opnå i den periode?
- Valg af en strategisk ramme
- Hvordan vil vi måle vores præstationer (KPI'er)?
- Definer søjler/pillars og kritiske faktorer
- Hvad skal der til, for at strategien lykkes?
- Hvem er ansvarlig for hvad?
- Styring/opfølgningsstruktur
Deltagere:
Kickoff-strategimøde
Når du har en eksekveringsklar strategi med en stærk fortælling, er det tid til at involvere hele organisationen for at gøre de strategiske mål til virkelighed. Kickoff-mødet skal være omhyggeligt udformet og informationsrigt. Det skal ikke bare være en peptalk – den holder kun indtil weekenden. Vis hvert team, hvor og hvordan det vil bidrage til det nye mål. Teammedlemmernes dagligdag på jobbet vil ikke bare være business as usual, men bidrage til en stærkere fremtid. Men der skal tages højde for daglige opgaver, når der tildeles ansvar og deadlines. Der vil være betydeligt mindre entusiasme omkring projekter, der opfattes som en forøgelse af alles arbejdsbyrde. Sørg for, at alle afdelingsledere er om bord på startegien, så din organisationskultur forbliver stærk på alle niveauer, hver dag.
- Kickoff-strategimøde Emner:
- Hvad den nye strategi handler om
- Hvorfor vi har brug for at gå fra A til B
- Hvad ledelsen forventer af medarbejderne
- Hvad vil der ske nu?
Deltagere:
Strategisk planlægningssession 1
Dernæst mødes de berørte organisationsenheder (både ledere og teammedlemmer) for at definere deres must-win-battles (kampe, der må og skal vindes). Afdelingens mål præsenteres og finpudses. Ansvarlige personer og deres sponsorer (overordnede ansvarlige) identificeres for hvert initiativ, og der sættes deadlines. Planlægningsmødet hjælper også med at sikre overensstemmelse mellem folk, hvis opgaver er afhængige af hinandens leverancer. Du vil typisk arbejde med initiativer i kvartalsvise rul, så initiativet oprettes i begyndelsen af kvartalet og skal afleveres i slutningen.
Der bør altid kun være én person, der i sidste ende er ansvarlig for et initiativ; fælles ansvarlighed ender ofte med, at ingen gør noget. Det betyder ikke, at det kun er én person, der udfører initiativet - det kan godt være flere - men kun én er endegyldigt ansvarlig. Af samme grund bør der kun være én sponsor pr. initiativ.
- Strategisk planlægning Session 1 Emner:
- Definer forventninger til bidrag til strategien
- Definér initiativer
- Angiv start- og slutdatoer
- Identificer indbyrdes afhængigheder (hvis nogen)
- Identificer ansvarlig og sponsor
Deltagere:
Strategisk planlægningssession 2
Når planer og forventninger er klare for alle involverede, samles det hele i endnu en planlægningssession. Her kvalificeres initiativerne i forhold til det overordnede mål, ressourceallokeringen diskuteres, og opgaverne prioriteres.
- Strategisk planlægningssession 2 Emner:
- Præsentation af strategiske initiativer og KPI'er
- Feedback og kommentarer
- Justeringer om nødvendigt
- Endelig godkendelse af strategien
Deltagere:
Du har hermed lagt et solidt fundament for eksekvering af strategien. Nu skal du holde momentum og undgå den skæbne, de fleste strategier lider: 75% fejler i implementeringsfasen. Opgaverne for den større vision falder nemt mellem revnerne i den daglige drift af virksomheden.
2. EKSEKVERINGSMØDER
Strategisk opfølgningsmøde
Det er her, interessenterne opdaterer hinanden om deres fremskridt og diskuterer eventuelle uventede udfordringer, de måtte være stødt på. Disse møder holdes normalt på afdelings- eller teamniveau og er korte møder med fokus på eksekveringen af de strategiske opgaver. Alle bør gå fra mødet med en præcis viden om, hvad der skal opnås inden det næste strategimøde om to uger.
En moderne digital Strategy Execution Management-platform holder styr på alle opgaver, afhængigheder og opfølgninger - men den mangler et afgørende element: personlig kontakt eller videokontakt mellem teammedlemmerne. Disse møder hver anden måned, med deres indbyggede struktur (alle SEM-data er lige ved hånden), er produktive. Og vores forskning viser, at disse strategimøder gør en målbar forskel i effektiviteten af strategieksekveringen.
- Emner til strategisk opfølgningsmøde:
- Bliver opgaverne udført som planlagt?
- Hvis ikke, hvad skal der så til for at levere?
- Foretag justeringer og omprioriteringer efter behov
- Hvad er blevet leveret?
- Hvad er i gang?
- Bliv enige om, hvad der skal afsluttes inden næste møde
Deltagere:
Møde om strategisk gennemgang
Holdes normalt hvert kvartal eller hvert andet år for at sikre, at den overordnede retning stadig er på rette spor. Ufuldendte initiativer revurderes, og eventuelle nye foreslås.
- Mødeemner for strategisk gennemgang:
- Overordnet status for strategien
- Udfordringer
- Leverer organisationen som planlagt det, der blev lovet?
- Hvis ikke, hvad skal der så til for at levere som lovet?
- Beslutte, om du vil ændre prioriteter eller holde dig til planen
- Foretag justeringer og omprioriteringer efter behov
Deltagere:
Årligt statusmøde om strategien
Mødet starter med samme dagsorden som et kvartalsvist strategisk gennemgangsmøde, men yderligere evalueres resultater og mangler fra det foregående år. Søjler/pillars og kritiske succesfaktorer kan blive reevalueret. I bund og grund er det det store strategiske billede, der tages op.
- Emner til det årlige statusmøde:
- Overordnet status for strategien
- Udfordringer
- Leverer organisationen som planlagt det, der blev lovet?
- Hvis ikke, hvad skal der så til for at levere som lovet?
- Beslutte, om du vil ændre prioriteter eller holde dig til planen
- Foretag justeringer og omprioriteringer efter behov
Deltagere:
Få mere ud af strategimøder med DecideAct
Oplever du for ofte uproduktive og frustrerende møder? DecideActs digitale Strategic Execution Management-platform er løsningen, der gør en ende på din frustration. Alt, hvad I har brug for, er lige på skærmen, så alle kan holde fokus på dataene. Ansvarlighed og resultater er ikke til diskussion. Med DecideAct-systemet kan du overvåge din strategi, følge op, levere statusrapporter og identificere flaskehalse, før de overhovedet opstår. Dit team får dermed mere tid til kerneopgaverne og til at skabe en bedre organisation for alle involverede, hver dag. Kontakt os allerede i dag via linket herunder.
Af Line Bech Frederiksen, Head of Customer Success at DecideAct
