Der skal både visioner og de rigtige redskaber til, når en organisation skal skifte retning. Det gælder ikke mindst i det offentlige, hvor strategien ofte sander til i langsomme og besværlige arbejdsgange, mener tidligere kommunal topleder.
Hvordan går det egentlig den nye strategi, der blev søsat under stort ståhej sidste år?
Alt for ofte er der intet sket, så strategien ender med at blive glemt, mens den samler støv på en hylde. Når vi nærmer os slutningen af året, er der en projektleder, der ringer rundt til alle de involverede, spørger ind til målene og plotter svarene ind i et regneark. Det er en alt for tung og for langsom proces. Faktisk er langsom og gammeldags eksekvering en af de vigtigste forklaringer på, at så mange strategier aldrig bliver ført ud i livet.
Det mener Claus Stensgaard Jensen, der har arbejdet 25 år på direktionsplan i forskellige offentlige organisationer, og i dag er CFO i den danske virksomhed DecideAct, som har udviklet en platform for strategieksekvering.
"I alle de offentlige organisationer, jeg har arbejdet i, har det været noget med, at man ringede og 'fulgte op' en gang om året, når man havde vedtaget en strategi og sat sig nogle konkrete mål; hvad enten det handlede om politiske mål, økonomi, tilfredshed, klima eller noget helt tredje. Så plottede man det ind i et regneark, og nogle gange fandt man ud af, at man overhovedet ikke havde ændret noget af det, man ønskede at ændre. Og så var der gået et år. Det siger sig selv, at det ikke er en optimal proces,” siger Claus Stensgaard Jensen.
Forskningen viser, at tre ud af fire strategier aldrig bliver ført ud i livet. Det gælder ikke mindst i det offentlige, hvor der hvert år bliver udstukket strategiske mål fra både politikere, direktion og andre myndigheder. Derfor har DecideAct ikke mindst øjnene rettet mod den offentlige sektor med deres platform for strategieksekvering.
DecideActs platform kan måle, hvor man er i forhold til strategien, på en lang række parametre på tværs af organisationen. Platformen giver et øjebliksbillede af den nødvendige indsats, hvilket gør det muligt at korrigere hurtigt – fuldstændig som man har økonomisystemer, der gør det muligt at handle med det samme, hvis budgetterne skrider.
“Direktionen skal have muligheden for at gå ud og følge strategieksekveringen i realtid"
Claus Stensgaard Jensen, CFO, DecideAct
"Direktionen skal have muligheden for at gå ud og følge strategieksekveringen i realtid, gå helt ud i yderste led, og se, hvor de ansvarlige er henne. Og hvis man ser, at der ikke er sket noget, eller retningen er forkert, så har man tid til at korrigere, så man stadig kan nå i mål," siger Claus Stensgaard Jensen, der mener, at den rigtige strategieksekvering også kan betyde mere ambitiøse og visionære strategier.
"Jeg kender ikke nogen ledere, der synes, at det er sjovt at stå i en situation, hvor man i slutningen af året må erkende, at de mål, man er blevet pålagt, ikke kan lade sig gøre. Derfor er der en tendens til at man ikke sætter barren højere, end man ved, man er i stand til at nå. Hvis man kan sætte barren højere, så bliver man selvfølgelig mere ambitiøs over tid," siger Claus Stensgaard Jensen, der understreger, at den offentlige sektor har nogle særlige udfordringer i forhold til strategieksekvering.
Offentlige institutioner er ofte underlagt krav fra flere forskellige sider – f.eks. er rammerne for en kommunes arbejde reguleret af såvel krav fra staten, kommunalbestyrelsen, fagudvalg, kommunens direktion og eksempelvis også af målsætninger inden for miljø og klima.
En af de offentlige myndigheder, der har forsøgt at sætte lidt mere fart på strategiprocessen, er de islandske fødevaremyndigheder, MAST.
Her blev Hrönn Ólína Jörundsdóttir i november ansat som direktør med ansvar for fødevarekontrol i en organisation, der siden 2008 havde haft udfordringer efter en fusion, som var besluttet fra politisk hold. Tre forskellige myndigheder, der havde beskæftiget sig med bl.a. dyrevelfærd, fødevarekontrol, import og meget andet, skulle være under én ledelse.
"Der havde ikke rigtigt været nogle ændringer i de 12 år, der var gået siden fusionen. Man havde endnu ikke fået fælles it-systemer, og samtidig opfattede man sig ikke som én enhed. Så der var brug for en proces, der både handler om en organisatorisk strategi og ændringer af identiteten,” siger Hrönn Ólína Jörundsdóttir.
Hun lægger særligt vægt på, at man har mulighed for at måle strategien i realtid gennem DecideActs platform.
"Vi har haft en organisation, der var præget af, at lederne var eksperter inden for deres fagområde, men ikke nødvendigvis var specielt interesserede i ledelse eller strategiske processer. Det kan virke meget fjernt og ikke særligt nærværende, hvis ikke man følger målene meget tæt. Og det har været en stor hjælp med DecideAct som en strategisk samarbejdspartner,” siger Hrönn Ólína Jörundsdóttir.
En anden typisk udfordring for den offentlige sektor er de mange krav om målsætninger og tidsregistering, der bl.a. har givet plads til historien om regeltyranni, hvor medarbejderen ender med at bruge lige så meget tid på tidsregistrering og dokumentation som det egentlige arbejde.
Også det handler om redskaberne, der skal være lettere og intuitive, mener Claus Stensgaard Jensen. DecideAct har vundet flere priser for deres app, der ude hos slutbrugeren opleves legende og lige så intuitiv at betjene, som de bedste apps, man i forvejen har på telefonen. Og eksempelvis har man muligheden for at få et 'digitalt skulderklap', når man når sine mål. Noget, som man normalt slet ikke har tænkt ind i strategieksekvering.
"Vi kender alle historierne om New Public Management-regimet og har læst historierne om offentligt ansatte, der bruger mere tid på at tidsregistrere end at arbejde. Det er i høj grad redskaberne, der har været for tunge og besværlige. Man kan ikke måle og veje alt, men det er jo ganske fornuftigt at definere sine opgaver og måle på, om man lykkes. Og hvis det er nemt og intuitivt for brugeren ude i det yderste led af den offentlige virksomhed, så har du i hvert fald en meget større chance for at komme i mål, ” slutter Claus Stensgaard Jensen.
Hent den gratis guide til, hvordan du kan få styr på strategi og klimaindsatsen i det offentlige.
