Sådan kan et digitalt værktøj transformere implementering af strategier i kommuner: Mine erfaringer som indkøbschef

Som indkøbschef i Vejen Kommune har jeg oplevet, hvordan en digital platform har ændret måden, vi arbejder med strategiimplementering på i vores afdeling. Fra en manuel og ofte uoverskuelig proces i regneark til en struktureret og transparent tilgang, har det digitale værktøj til strategiimplementering, DecideAct, vist sig at være en game changer for vores arbejde med indkøbsstrategien.

Her vil jeg gerne dele mine erfaringer med platformen og forklare, hvorfor jeg tror, andre kommuner kan drage stor fordel af at følge samme vej.

Fra regneark til digital platform: Et skift i vores strategiarbejde

Første gang, jeg selv blev introduceret til DecideAct, var det faktisk gennem vores klimateam i kommunen, som allerede brugte platformen. Jeg blev hurtigt nysgerrig på, om vi kunne anvende det samme værktøj i vores arbejde med indkøbsstrategien. Det lykkedes mig at overbevise ledelsen om at få en licens til indkøbsteamet, og det har vist sig at være en rigtig god beslutning.

Som mange andre benyttede vi tidligere Excel til at monitorere og følge op på vores handlinger i indkøbsstrategien. Men det var en tung proces, som krævede omfattende beskrivelser og dokumentation, og det var vanskeligt at visualisere status og resultater, så det kunne bruges til rapportering. DecideAct har vendt op og ned på den måde, vi arbejder på. Platformen gør det muligt at strukturere vores arbejde på en langt mere overskuelig måde, og vi kan nu nemt synliggøre fremskridt og sikre, at vi er på rette vej.

En leverandør, der støtter os hele vejen

En ting, jeg virkelig har sat pris på, er den omfattende støtte, vi har modtaget fra DecideAct. Fra implementeringen af systemet til den løbende support, har jeg følt, at vi var den vigtigste kunde i verden. Det er ikke hver dag, man oplever en leverandør, der på den måde holder os i hånden gennem hele processen og forstår vores behov så godt.

DecideAct har vist sig at være ekstremt fleksible og har tilpasset sig vores specifikke krav og ønsker. Det har gjort implementeringen utrolig gnidningsfri, og vi har på ganske kort tid fået vores strategi sat på skinner med et klart og overskueligt hierarki samt et indbygget rapporteringsværktøj, som gør det nemt at følge op på de enkelte handlinger.

Over og under stregen: Skabelsen af transparens og overblik

Når vi i vores team arbejder med strategi, opererer vi med et begreb, som vi kalder ’over og under stregen’. Det, der er over stregen, er de 28 godkendte politiske målsætninger, som enhver kan gå ind og finde på kommunens hjemmeside. Under stregen har vi så alle de delinitiativer og handlinger, der skal til for at levere på de 28 mål. At tale om det på den måde, skaber internt en forståelse af, hvad det er, løsningen kan, og hvad den skal bruges til.

DecideAct har gjort det muligt at skabe en klar forbindelse mellem det, vi gør under stregen, og de resultater, vi ser over stregen. Når vi gør fremskridt under stregen, bliver det straks afspejlet over stregen, hvilket skaber en direkte synlighed i vores arbejde. Det har ikke alene givet os et bedre overblik, men også gjort det lettere for ledelsen og politikerne at følge med i vores fremskridt uden at skulle fordybe sig i detaljerne.

Læring til fremtiden

Efter at have arbejdet med DecideAct i en periode, er jeg blevet klogere på, hvordan vi bedst griber strategiimplementering an. Platformen har gjort det klart, hvor afgørende det er at have en målbar og struktureret tilgang til strategiarbejdet allerede tidligt i processen. Det er noget, vi helt sikkert vil tage med os, næste gang vi skal udvikle en ny strategi.

Vi har på mange måder opnået en større modenhed i vores arbejde med at virkeliggøre politiske målsætninger, og DecideActs digitale værktøj har hjulpet os med at sikre en direkte sammenhæng mellem vores mål og de handlinger, der skal til for at realisere dem.

Engagement og motivation i teamet

Når man som leder kommer og præsenterer sine medarbejdere for en ny måde at gøre tingene på, risikerer man jo altid at opleve en vis modstand. Derfor var jeg selvfølgelig også spændt på, hvordan mit team ville tage imod det nye værktøj. Men jeg har faktisk kun oplevet positivitet og engagement.

De, der skal arbejde med konkretiseringen af strategien i det daglige, kan godt se, at det digitale værktøj gør strategiarbejdet lettere for os alle, og at det bidrager til at skabe en bedre fælles forståelse af opgaven i teamet. De faste sessions, hvor vi systematisk gennemgår vores fremskridt, har forankret arbejdet og skabt en stærk fælles motivation for at lykkes med opgaven.

Fra varm luft til konkret handling

Strategiarbejde kan nogle gange have et dårligt ry, fordi strategiske målsætninger mange gange bliver præsenteret uden reel opfølgning. Det ender alt for ofte med varm luft og skåltaler. Den skepsis blandt de involverede, som kommer af at se den ene strategi efter den anden kuldsejle, er gift for det engagement og den dedikation, som er nødvendig for at få ting til at ske.

Lige præcis hvad dette angår, kan DecideActs digitale værktøj helt sikkert bidrage til en positiv kulturændring. Platformen understøtter dokumentationen af vores fremskridt, gør arbejdet konkret og synligt, og hjælper os med at holde snuden i sporet i forhold til de mål, vi har sat os.

En anbefaling til mine kolleger i andre kommuner

Hvis jeg skulle give et råd til mine kolleger i andre kommuner, så vil jeg anbefale at overveje et værktøj som DecideAct til deres strategiimplementering. Jeg tror, at mange kan drage stor fordel af den struktur og transparens, som platformen tilbyder. Det har i hvert fald gjort en verden til forskel for os i Vejen Kommunes indkøbsteam.